« Je n’ai pas le temps ». « Toutes mes tâches ne rentrent pas dans ma journée ». « Mon agenda est trop chargé ». « Mes journées ne sont pas assez longues ». « Je n’ai pas une minute à moi ». « Je n’ai pas le temps de profiter de mon temps libre ». Ces affirmations, je les ai dites et je les ai entendues. Le temps est une ressource et la gestion du temps est une compétence. Pour acquérir cette compétence, il faut s’informer ou se former, s’exercer et mettre en place une routine qui nous correspond. Découvrez ou redécouvrez les techniques de gestion du temps qui fonctionnent !
Dans une série de 3 articles, je vais vous présenter plusieurs méthodes de gestion du temps et des priorités à combiner ou adapter à votre besoin. À la fin de chaque article, vous pourrez télécharger des outils en lien avec les méthodes présentées. Bonne lecture !
La méthode POMODORO : temps
Dans les années 80, c’est Francesco Cirillo alors qu’il est étudiant, qui développe cette méthode dont le nom est tiré d’un minuteur de cuisine en forme de tomate.
Cette méthode de gestion du temps consiste à réaliser une tâche sur un bloc-temps de 25 minutes, puis de faire une pause de 5 minutes. Le cycle se répète jusqu’à 4 fois. A la suite de ces 4 cycles de production et pause, il est important de faire une pause plus longue, entre 20 et 30 minutes.
Le but recherché dans cette technique est d’éviter les déconcentrations, souvent dues à son entourage ou à soi-même.
La matrice d’EINSENHOWER : priorités
Cet outil de gestion des priorités permet d’analyser et de classifier les tâches à réaliser, en fonction du degré d’urgence et d’importance. Elle porte le nom d’un président américain qui aurait déclaré « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
La répartition des tâches dans la matrice permet d’établir une action corrélative : faire, déléguer, éliminer ou planifier.
La méthode GTD (Getting things down) : priorités
Il s’agit d’une méthode de gestion du temps et d’amélioration de la productivité qui liste un processus de 5 étapes. En 2001, David Allen imagine dans son livre « Getting Things Done, the art of stress-free productivity », un système de gestion des priorités : collecter, traiter, organiser, réviser, agir.
Cette méthode est simple à mettre en place et permet donc d’en mesurer l’efficacité rapidement. Elle ne nécessite pas d’outils spécifiques, une simple feuille Excel peut faire l’affaire.
La technique « 2-Minute Rule » : temps
Je préfère parler de discipline que de technique concernant celle-ci. Si vous avez tendance à procrastiner ou à baisser les bras parce que vous visualisez l’ensemble des choses à faire au lieu de vous focaliser sur une chose après l’autre et de passer à l’action, cette technique est pour vous.
La méthode des 2 minutes est un outil de gestion du temps dont le principe est de visualiser la réalisation de votre tâche. Si vous pensez pouvoir la réaliser en moins de 2 minutes alors faites-là immédiatement. Sinon, planifiez-la dans votre agenda.
Cette méthode est très efficace lorsque vous traitez vos mails. Soit l’action à réaliser vous prend moins de 2 minutes et vous la réalisez immédiatement (supprimer les pubs, transférer pour action, poser une question…). Soit vous estimez que le traitement est plus long et vous planifiez immédiatement sur votre agenda l’action liée. Puis vous classez votre mail et votre boite retrouve un peu de clarté !
Le BATCHING : priorités
Cette technique consiste à regrouper les tâches similaires ou connexes afin de les traiter au même moment.
Listez vos tâches, identifiez leurs finalités (stratégie, management, opérationnel…) et fixez-vous des objectifs de réalisation. Cela vous permettra de les planifier et de mesurer votre avancement.
Ces 5 premières méthodes sont parmi les plus célèbres. Elles ont fait leurs preuves et leur mise en oeuvre est plutôt simple. Il suffit de passer à l’action.
C’est fini pour cette première session. Je reviens très vite vous livrer d’autres astuces et conseils sur la gestion du temps. En attendant, vous pouvez télécharger les outils ci-dessous et les adapter ou vous en inspirer pour passer à l’action.
Support technique POMODORO, cliquez ici !
Support technique EISENHOWER, cliquez ici !
Pour approfondir la méthode GTD, lisez ceci ! (Gratuit en version audible)
Support méthode BATCHING, cliquez ici !
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